Quando você depende só de planilhas, sempre fica a sensação de estar apagando incêndio. O marketing gera alguns leads, as vendas tentam acompanhar, mas ninguém tem certeza do que veio de onde, em que etapa está cada oportunidade e quanto realmente pode fechar nesse mês.
Para PMEs B2B de SaaS, indústria de maquinário ou facilities, isso é ainda mais crítico. O ciclo de venda costuma ser longo, com vários decisores envolvidos, orçamentos, visitas técnicas e follow-ups que não podem se perder em abas de Excel. É justamente aqui que entra a necessidade do primeiro CRM.
O objetivo deste artigo é mostrar por que o HubSpot é um excelente primeiro CRM para organizar marketing e vendas na sua PME. E também como um parceiro especializado, como a Ascenda Hub, ajuda sua empresa a sair das planilhas e colocar o HubSpot para funcionar de verdade.
Se você precisa perguntar para o vendedor como está cada oportunidade, em vez de olhar em um relatório, é um sinal claro. Outro sintoma é ter várias versões da mesma planilha, com informações divergentes, campos preenchidos de formas diferentes e nenhuma confiança nos números apresentados nas reuniões semanais.
Também é comum ver leads entrando por formulários, WhatsApp ou indicações e se perdendo no meio do caminho. O time esquece de retornar, não registra o próximo passo, perde o histórico de conversas e, quando o cliente volta meses depois, ninguém sabe exatamente o que foi combinado anteriormente.
Quando tudo está espalhado em planilhas, marketing não consegue enxergar quais campanhas trazem leads que realmente viram clientes. Vendas, por sua vez, não consegue priorizar oportunidades com mais potencial, porque não tem visão clara do funil, do tempo médio de ciclo e dos motivos reais de perda de negócios.
O resultado é um processo reativo, com decisões baseadas em impressão e não em dados. Em segmentos B2B complexos, como SaaS, maquinário e facilities, isso significa perder timing com o cliente, demorar para responder e deixar dinheiro na mesa, porque ninguém consegue enxergar o cenário completo de oportunidades em andamento.
O HubSpot CRM organiza em um só lugar tudo o que você precisa saber sobre leads, clientes e oportunidades. Cada contato e empresa tem um registro com histórico completo de interações, e-mails, ligações, reuniões e negócios associados. Você deixa de depender de anotações soltas e passa a ter memória centralizada.
Em vez de abrir várias planilhas e arquivos, você enxerga o contexto do relacionamento em poucos cliques. Consegue ver quem falou com o cliente, quando foi o último contato, qual foi o assunto e qual é o próximo passo combinado. Isso gera muito mais segurança na gestão da carteira e no acompanhamento do time comercial.
O HubSpot foi construído para integrar marketing e vendas, não apenas para registrar negócios. Os formulários do site podem enviar leads direto para o CRM, já com origem registrada. Campanhas de e-mail, anúncios e automações também se conectam, permitindo enxergar a jornada completa, desde a primeira conversão até o fechamento.
Para o time de vendas, o HubSpot oferece pipelines visuais, tarefas, agendas, integração com e-mail e registro rápido de atividades. Para marketing, oferece segmentação de contatos, disparos de e-mail, nutrição básica e análises simples. Tudo conversa entre si, evitando retrabalho e a clássica briga de “marketing manda lead frio” versus “vendas não aproveita”.
Com o HubSpot, cada novo lead ganha um registro estruturado, em vez de apenas uma linha perdida em planilha. Você consegue padronizar campos como segmento, tamanho da empresa, origem do contato e interesse principal, o que facilita muito na hora de priorizar oportunidades e filtrar listas para ações específicas de marketing.
Além disso, todo contato passa a ter histórico centralizado. Se um diretor de operações de uma indústria de maquinário pedir um novo orçamento depois de alguns meses, qualquer vendedor consegue acessar o que foi conversado anteriormente. Isso evita retrabalho, aumenta a confiança do cliente e reduz o risco de mensagens desencontradas.
Um dos grandes ganhos do primeiro CRM é ter previsibilidade. No HubSpot, você enxerga o funil de vendas por etapas, consegue ver quantos negócios estão em qual fase e qual valor potencial existe em cada estágio. Mesmo relatórios simples já trazem muito mais clareza do que uma planilha estática.
Você passa a responder perguntas importantes: quanto temos em propostas enviadas? Qual a taxa de conversão entre reuniões e propostas? Quanto costumamos demorar, em média, para fechar um negócio em cada segmento? Com essa visão, fica mais fácil tomar decisões sobre metas, equipe, campanhas e investimentos comerciais.
Quando o HubSpot é seu primeiro CRM, ele também ajuda a organizar o lado do marketing. Formulários do site, landing pages e listas passam a conversar diretamente com o banco de contatos. Você consegue, por exemplo, disparar campanhas apenas para leads de um segmento específico, ou que estejam em determinada etapa de relacionamento.
Isso permite testar hipóteses e aprender de forma estruturada. Se uma campanha de conteúdo para gestores de facilities gera muitos leads, você consegue acompanhar quantos viram clientes dentro do próprio HubSpot. Assim, marketing deixa de ser “só geração de leads” e passa a ser parte clara do resultado de vendas.
Antes de sair configurando o HubSpot, é importante desenhar o funil da sua PME. Quais são as etapas reais que seu time de vendas percorre, desde o primeiro contato até o fechamento? Onde acontece o handoff de marketing para vendas? Quais critérios definem quando um lead está pronto para abordagem comercial?
Ter esse desenho claro evita criar pipelines confusos, com etapas demais ou nomes que ninguém entende. O HubSpot deve refletir o processo que já faz sentido para o seu negócio, com adaptações pontuais para ganhar eficiência. Não adianta ter um CRM sofisticado se ninguém se enxerga nele no dia a dia.
No início, menos é mais. O ideal é configurar um pipeline simples, com etapas que façam sentido para sua realidade B2B, e definir poucas propriedades obrigatórias, focando em informações que realmente serão usadas em análise e priorização. Campos demais só geram resistência do time e baixa adoção do CRM.
Também é importante criar uma rotina clara de tarefas dentro do HubSpot. Em vez de depender de lembretes pessoais ou agendas soltas, os vendedores podem registrar próximos passos, retornos e atividades programadas diretamente no sistema. Isso aumenta o controle gerencial e reduz o risco de esquecer contatos importantes.
Nenhum CRM funciona se o time não usa. Envolver gerentes e vendedores desde o início é fundamental. Explique por que o HubSpot está sendo adotado, quais dores do dia a dia ele resolve e como vai facilitar o trabalho. Mostre ganhos práticos, como reduzir digitação repetitiva e simplificar relatórios para a diretoria.
Promover pequenas vitórias rápidas ajuda muito na adoção. Por exemplo, configurar um relatório que poupa tempo na reunião de pipeline, ou criar uma visualização que ajude cada vendedor a organizar sua agenda semanal. Quando o time percebe valor na prática, o CRM deixa de ser visto como obrigação burocrática.
Um parceiro especializado em HubSpot, como a Ascenda Hub, ajuda a evitar o famoso “copiar o que viu em um tutorial” e ficar com um CRM genérico. A AscendaHub trabalha entendendo primeiro como seu marketing e suas vendas funcionam hoje, quais pontos travam e quais indicadores realmente importam para sua diretoria.
A partir disso, o HubSpot é configurado para refletir essa realidade, com pipelines, propriedades, listas e relatórios que façam sentido para SaaS, indústria de maquinário ou facilities. Em vez de um CRM cheio de recursos não usados, você ganha uma ferramenta enxuta, orientada ao que traz resultado no seu contexto.
Além da implementação, o grande diferencial está no treinamento e no acompanhamento. Não é só mostrar onde clicar, mas ensinar o time a transformar o HubSpot em parte da rotina diária. Como registrar atividades, como atualizar negócios, como puxar relatórios e como enxergar prioridades na tela inicial.
Com esse suporte, ajustes finos são feitos à medida que o time usa o sistema. Um campo que ninguém preenche pode ser removido, um relatório que faz falta pode ser criado, um dashboard gerencial pode ser refinado. O CRM deixa de ser um projeto pontual e passa a ser um ativo vivo da operação comercial.
Se hoje sua PME ainda está em planilhas, com informações espalhadas e pouca previsibilidade de vendas, esse é o momento ideal para pensar no primeiro CRM. O HubSpot oferece uma base robusta, amigável para o usuário e preparada para integrar marketing e vendas em um só lugar.
Com o apoio da AscendaHub, você não precisa enfrentar essa transição sozinho. Podemos conversar sobre a realidade do seu time, entender suas prioridades e desenhar juntos um caminho para sair do Excel para um CRM funcionando de verdade.